Como a gestão de impressão pode impactar seu orçamento corporativo

Por Mauro Rodrigues, Head da Selbetti Print Solutions.

Quando uma empresa realiza uma revisão orçamentária, é comum que se faça uma análise detalhada de várias despesas, como folha de pagamento e contratos de tecnologia. No entanto, um item frequentemente negligenciado é a impressão. Embora não seja um gasto irrelevante, ele tende a ser invisível para muitos gestores.

A impressão nas empresas é vista como uma despesa menor, relacionada a papel e toner, que não recebe a devida atenção. Contudo, essa visão está mudando à medida que as organizações começam a mapear seus ambientes de impressão.

Um estudo da Quocirca, que analisou 400 empresas nos EUA e na Europa, revelou que custo e segurança são os principais desafios na gestão de impressão, ambos se tornando mais relevantes em comparação ao ano anterior. Mesmo as empresas que reconhecem a importância da impressão ainda enfrentam dificuldades em controlar os custos associados.

O verdadeiro problema não é o volume de impressão, mas a falta de visibilidade sobre ele. O Gartner descobriu que 90% das empresas não têm ideia de quantas impressoras possuem ou quanto cada uma custa para operar mensalmente.

O custo do desperdício

A falta de controle se agrava quando se analisa o custo real da impressão. O preço de aquisição de uma impressora representa apenas cerca de 5% do Custo Total de Propriedade (TCO) durante sua vida útil. Os outros 95% são gastos com consumíveis, manutenção, energia e, principalmente, o tempo da equipe de TI que deveria estar focada em outras tarefas.

Estima-se que até 50% dos chamados de help desk de TI estejam relacionados a problemas de impressão, como falhas de conectividade e atolamentos de papel. Isso significa que profissionais de TI estão perdendo tempo valioso resolvendo questões que poderiam ser evitadas.

Além disso, há o desperdício de recursos, como impressões não retiradas e documentos duplicados. Equipamentos antigos consomem mais energia do que o necessário, e suprimentos comprados de forma emergencial podem ter um custo até 30% maior.

A falta de controle sobre a impressão também traz riscos além dos financeiros. O estudo da Quocirca apontou que 56% das empresas sofreram perdas de dados relacionadas à impressão no último ano, como documentos confidenciais deixados em bandejas. Isso representa uma vulnerabilidade que muitas organizações não reconhecem.

Empresas com uma variedade de fornecedores e modelos de impressoras enfrentam custos de violação mais altos do que aquelas com um parque de impressão padronizado, dificultando a aplicação de políticas de segurança e manutenção.

A boa notícia é que a solução para esses problemas não requer investimentos altos, mas sim visibilidade. Empresas que implementaram sistemas de monitoramento do parque de impressão relataram reduções de até 30% nos gastos com papel e toner.

Essa abordagem se alinha a uma tendência maior no mercado. O conceito de serviços gerenciados de impressão (MPS) está se expandindo para se tornar uma ferramenta de transformação operacional. A pesquisa da Quocirca mostrou que 89% dos decisores de TI consideram os serviços gerenciados de impressão essenciais para suas iniciativas de transformação digital.

A gestão inteligente do ambiente de impressão é uma decisão estratégica que impacta diretamente os resultados financeiros, a produtividade da equipe de TI e a segurança da informação. O primeiro passo é medir, pois o que não é visível não pode ser corrigido.

As notícias publicadas por esse autor são de fontes próprias e externas, e não representam o posicionamento do veículo.