Há muitas falhas no estoque? Saiba o que fazer

Veja dicas de como as empresas devem proceder quando há falhas no estoque em épocas de alta demanda como o Natal, Black Friday

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Como as empresas devem proceder quando há falhas no estoque em épocas de alta demanda como o Natal, Black Friday e campanhas promocionais?

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O gerente de BPI (Business Performance Improvement) da Protiviti do Brasil, Victor Tubino*, explica nesse artigo:

Tanto a falta quanto a sobra de mercadorias na intralogística é uma realidade agravante para gestores de supply chain. Isso causa problemas na operação, como o erro na contagem e a insatisfação do cliente devido à falta do produto na prateleira.

A situação é acentuada porque a identificação destas rupturas no estoque não faz parte da gestão contínua do processo e é detectada na fase dos inventários gerais ou rotativos, em alguns casos, em até um ano após a operação.

Primeiro Sintoma

Com esta visualização tardia, aparecem no resultado geral do inventário os dois principais sintomas de falhas na gestão de estoque. O primeiro sintoma é o saldo líquido entre faltas e sobras dentro dos níveis esperados.

Para alguns setores, como o farmacêutico e o alimentício, esses sintomas são identificados rapidamente na rotina da gestão dos controles de lotes e validades.

Outros setores passam despercebidos e são detectados após alguma anomalia ou em outro indicador. Alguns deles são o nível de reclamação dos clientes, as rupturas e as diferenças de custo entre os itens invertidos.

Segundo Sintoma

O segundo sintoma surge com a necessidade imediata de justificar e identificar culpados pelos resultados internos ou externos, principalmente no caso de excesso de faltas.

O que gestores tentam fazer é entender e justificar os resultados, o famoso “dirigir pelo retrovisor”, e não analisam as causas e definem soluções preventivas para mitigá-las.

Se voltarmos ao objetivo fundamental da logística, que é entregar a mercadoria certa no local, na quantidade e no prazo corretos, a não identificação de erros não pode ser um processo estático. O correto é que esta gestão sirva como uma espécie de controle  para evitar que os mesmos erros ocorram na próxima expedição.

Ferramenta de Qualidade

Por isso, é necessário adotar uma ferramenta de qualidade, idealmente em processos de expedição ou pós embarque. A ferramenta, além de apurar um índice de faltas e sobras – seja por pallet, embarque, diário, semanal, mensal – detecta a causa do erro por meio da “engenharia reversa”.

É possível obter com dados do processo os turnos, colaboradores, canais de distribuição (distribuição urbana, cross-docking) e produtos (embalagens similares, erros de código). Também em linhas ou ruas de separação e até mesmo posições picking, com maiores erros de numeração ou até de posições próximas com produtos similares.

Os varejistas utilizam esse indicador como índice de confiança no embarque quando fazem transferências internas entre centros de distribuição e lojas.

Em último caso, serve como um parâmetro de erro aceitável pela empresa, que é repassado financeiramente de forma periódica para as lojas como uma compensação, conhecido no mercado como entrega garantida.

Em operações maduras, este indicador se torna um KPI (Key Performance Indicator) na intralogística. A margem de erros apurados é conhecida como Fill Rate (FR) ou acuracidade de carga. De forma evolutiva, este indicador compõe a análise da quantidade (IF) do indicador do pedido perfeito o OTIF (On Time In Full).

A importância deste indicador tem aumentado ao longo dos anos, inclusive com alguns softwares de WMS (Warehouse Management System) com módulos e acessos específicos.

Adotar esta ferramenta num processo contínuo deve ser uma prioridade. Com a sua implantação, é possível reduzir de 30% a 50% dos erros em poucos meses. Além destes resultados diretos, é possível obter benefícios ampliados, como a redução de devoluções, melhora no nível do serviço e da quantidade de pedidos perfeitos.

 *Victor Tubino é gerente de BPI (Business Performance Improvement) e líder da prática de Distribuição e Gestão de Estoques da Protiviti do Brasil. A Protiviti é uma consultoria especializada em gestão de negócios, tecnologia, riscos e auditoria interna.